De nombreux processus se déroulent au sein d’une entreprise. Hormis les activités proprement dites, les différents services s’occupent de quelques tâches essentielles au bon fonctionnement de la structure. Les comptables doivent notamment examiner les notes de frais émises par les collaborateurs. Cette vérification est nécessaire pour surveiller les dépenses réalisées par les employés.
L’importance des notes de frais
Une note de frais désigne une pièce destinée à justifier une dépense en entreprise. Il peut s’agir d’une facture, d’un reçu ou même d’un simple ticket de caisse. Ce document va prouver qu’une personne a procédé à une transaction quelconque pour assurer le bon déroulement des activités de la société. Généralement, cela concerne des dépenses imprévues comme le paiement des frais d’expédition ou de réception d’un colis. Toutefois, les frais d’hébergement, de repas et de déplacement peuvent aussi faire l’objet d’une note dans le cadre d’un voyage d’affaires. Ces justificatifs seront nécessaires pour avoir droit à un remboursement.
Ce système est aujourd’hui essentiel pour le bon fonctionnement d’une entreprise. Une société ne peut pas assumer toutes les dépenses pour des raisons pratiques. La circulation d’argent liquide doit être limitée au maximum. De plus, il serait particulièrement difficile d’enregistrer toutes les transactions dans les moindres détails. L’usage des notes de frais est donc indispensable. Seulement, il faut également prendre certaines mesures afin de résoudre certaines problématiques.
Dématérialiser les notes de frais : une nécessité
La gestion des notes de frais est un défi majeur pour les sociétés. D’une part, il faut s’assurer que chaque transaction déclarée a bien eu lieu et d’autre part, il est crucial d’accélérer les vérifications pour que les remboursements se fassent dans les meilleurs délais. Afin de résoudre ces problématiques, de nombreuses entreprises ont opté pour la dématérialisation. En se dotant d’un système spécifique, il est par exemple possible de numériser ces justificatifs. Pour ce faire, les collaborateurs doivent prendre en photo la facture à l’aide de leurs Smartphones. Une application dédiée enverra ces pièces au service de comptabilité. Ainsi, on arrive à gagner du temps. Il est également conseillé de distribuer des cartes de paiement aux chefs de service. De cette façon, on parvient à optimiser le fonctionnement de chaque département tout en écartant les risques de fraudes. Grâce au débit différé, chaque transaction pourra être contestée si aucune note de frais n’a été reçue. On peut donc gérer sereinement les frais de déplacement et les frais de repas d’un collègue parti en voyage d’affaires. Le dirigeant a la possibilité de fixer des limites à ne pas dépasser.
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